资料归档管理制度应明确规定归档的范围、时间、流程及责任部门。归档资料需按照类别、时间或项目进行系统分类，并编制详细的目录索引以便检索。所有归档文件必须完整、准确，重要文件需备份并妥善保存。归档后的资料未经授权不得随意查阅、修改或销毁，确保档案的安全性和保密性。定期对归档资料进行检查和维护，确保长期保存的完整性和可用性。