应急物资管理制度应增加对物资使用情况的记录和跟踪要求。所有应急物资的使用必须详细登记使用时间、使用数量、使用人员及用途说明。每次使用后需及时更新库存记录，确保物资台账准确无误。对于消耗性物资，使用部门需在使用后3个工作日内提交使用报告；对于非消耗性物资，使用部门应在使用结束后5个工作日内完成归还和验收。物资管理部门应每月核对一次物资使用记录与实物库存，发现问题及时上报并查明原因。