意见反馈函是用于向相关单位或个人提出建议、意见或问题的正式信函。在撰写时，应清晰说明反馈的具体内容，包括存在的问题、改进建议或期望的解决方案。同时，语气应礼貌得体，避免过于情绪化或指责性的语言，以促进有效沟通和问题解决。