公司文件管理制度应明确规定文件的分类、存储、归档、借阅、销毁等流程，确保文件管理的规范性和安全性。所有文件必须按照部门、类型、日期等进行分类存储，并建立统一的文件编号规则。重要文件需设置访问权限，未经授权不得查阅或复制。文件借阅需填写申请单并经相关负责人审批，借阅期限不得超过规定时间。定期对过期或无效文件进行清理和销毁，销毁过程需有专人监督并记录。电子文件应定期备份，防止数据丢失。各部门须指定专人负责文件管理，确保制度的有效执行。