文件材料归档制度应明确规定归档的范围、时间、流程及责任分工。归档范围包括各类正式文件、会议记录、合同协议、财务报表等重要材料；归档时间应根据文件性质和使用频率确定，一般分为定期归档和即时归档两种方式；归档流程需包含文件整理、编号、登记、装订、存储等环节；责任分工应落实到具体部门或人员，确保归档工作有序进行。同时，归档后的文件应定期检查维护，确保其完整性和可追溯性。